Pengertian Arsip Elektronik
Menurut asalnya
arsip berasal dari bahasa
yunani “archivum ”yang artinya
tempat untuk menyimpan.
Sementara itu tempat penyimpanan dokumen
masa pemerintahan berada di Balai
Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi istilah “archief ”dari bahasa Belanda yang ada
kemiripan dengan bahasa Yunani “achivum
”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti warkat yang disimpan
yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, CD,
dan sebagainya.
Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :
1. The Liang Gie dalam Sularso Mulyono
dkk. Bahwa Arsip
adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
keguanaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali
2. File adalah arsip aktif yang masih
terdapat di unit
kerja dan masih diperlukan dalam
proses administrasi secara aktif (Hadi
Abubakar, 1996:10)
3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima
oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupannya bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.
43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2).
4. Arsip adalah dokumen tertulis yang
mempunyai nilai historis, disimpan dan
dipelihara di tempat
khusus untuk referensi
(Kamus Besar Bahasa Indonesia).
5. Arsip adalah segala kertas naskah buku,
foto, film, mikrofilm, rekaman
suara, gambar peta, bagan
atau dokumen lain
dalam segala macam
bentuk dan sifatnya,
aslinya atau salinannya, serta
dengan segala cara penciptaannya, dan
yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas
tujuan organisasi, fungsi,
kebijaksanaan, keputusan,
prosedur, pekerjaan atau
kegiatan pemerintah yang
lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung
di dalamnya (Wursanto, 1991:18).
6. Filling (Kearsipan) adalah penempatan
kertas-kertas dengan sedemikian
rupa dalam tempat
penyimpanan yang baik
menurut aturan yang
telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat)
apabila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah
dan cepat (Sularso Mulyono dkk, 1985:3).
Dengan uraian
konsep arsip dan
batasannya tersebut, dapat ditarik sebuah gambaran bahwa arsip
perlu diatur penyimpanannya. Sehingga, tidak sekedar penyimpanan kumpulan
warkat sebagai bahan pegingat (arsip), tetapi perlu pengaturan cara prosedur
penyimpanan (kearsipan). Hal
itu dapat dijelaskan dengan keterangan
berikut ini :
• Penyimpanan (storing), ini berarti
arsip perlu disimpan, tidak boleh
diletakkan demikian rupa sehingga
setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kecilnya tetap bersifat rahasia.
• Penempatan (placing), ini berarti
arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur dimana arsip itu harus
diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan penemuan kembali apabila
diperlukan.
• Penemuan Kembali (finding), ini berarti arsip
harus dapat ditemukan kembali apabila
diperlukan sebagai bahan informasi
dengan mudah dan cepat.
Arsip
Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang
sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari
lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer
yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip
disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media
elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi dengan
Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi
fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik merupakan
otomasi dari sistem arsip manual. Maka
sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan
kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip
manual.
Tempat
Penyimpanan
Menurut Quible, ada
tiga system penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan sesuai dengan
keadaan organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan
desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem (Sukoco, 2007:96). Untuk dokumen
yang bersifat inaktif dan tidak akan dimusnahkan akan menjadi sebuah dokumen
atau arsip statis. Dokumen atau arsip statis dalam sebuah organisasi
penyimpanannya dipindahkan ke dalam depo arsip (Sukoco,2007:106). Dengan
merujuk kajian teori tentang sistem penyimpanan yang telah dijabarkan, maka
dapat disimpulkan bahwa pemilihan system penyimpanan arsip sangat bergantung
pada kebutuhan, kemampuan dan kemauan dari organisasi itu sendiri.
Perangkat,
Peralatan dan Perlengkapan
Dalam pengelolaan arsip
elektronik, tidak jauh dari arsip manual yang sama-sama membutuhkan peralatan
dan perlengkapan untuk mengelola sebuah arsip. Perangkat yang digunakan dibagi
menjadi dua, yaitu hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak)
merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan
elektronik berbasis komputer. Sehingga dua hal yang cukup penting sebelum
merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan
software yang akan digunakan dalam sistem.
Komputer sebagai suatu
sistem, terdiri dari subsistem yang saling berhubungan sehingga dapat memiliki
satu tujuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Sub sistem yang dimaksud
adalah seperti Hardware (perangkat keras), Software (perangkat lunak),
Brainware (Manusia sebagai perangkat akal), prosedur dan sumber daya (Sugiarto
& Wahyono, 2005 :127).
Perangkat lunak
(Software) adalah program yang berisi perintah untuk mengolah data. Secara
praktis sistem komputer tersebut bertugas untuk mengolah data disimpan untuk
suatu kepentingan tertentu (Meliana & Imbar, 2008:3). Sedangkan perangkat
keras adalah peralatan fisik komputer. Sistem I/O dalam skema komputer terdiri
dari 5 bagian besar, yaitu: media masukan (input devices), Central Processing
Unit (CPU) dan memori utama (main memory), media keluaran (output devices),
media penyimpanan (Meliana & Imbar, 2008:2) Selain seperangkat komputer,
perangkat yang lazim digunakan dalam preservasi arsip dengan menggunakan media
elektronik. Media tersebut adalah mikrofilm, mikrofilm adalah alat yang
memproses fotografi, dengan cara arsip direkam pada film dalam ukuran yang
diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan (Sedarmayanti,
2008:80). Pemilihan peralatan dan perlengkapan arsip elektronik sangat
bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi yang dituju. Oleh
karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan semakin
memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut.
Cara
Pemeliharaan Arsip Elektronik
Salah satu pekerjaan
dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan
kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama dengan cara
memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara. Arsip-arsip yang
dirawat merupakan arsip yang penting bagi perusahaan/instansi. Terdapat dua
kategori perawatan arsip secara umum, Pertama adalah perawatan arsip berbentuk
fisik kertas seperti surat, dokumen kontrak, dan lain sebagainya.
Sedangkan yang kedua
adalah pemeliharaan arsip elektronik. Arsip elektronik sendiri tergolong jenis
arsip baru yang baru dikenal dewasa ini. Contoh arsip elektronik adalah
flashdisk, hardisk, laptop, komputer, dan perangkat penyimpan data lainnya.
Bentuk arsip elektronik berbeda jauh dengan arsip kertas oleh karena itu tata
cara penanganannya juga berbeda.
Berikut ini tata cara pemeliharaan arsip elektronik.
Pengamanan
Informasi
Agar informasi di dalam
arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak bertanggung jawab, perlu
kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini, kegiatan pengamanan
informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
• Menciptakan prosedur standar dalam
pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi
yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
• Melakukan pemeliharaan perangkat
keras (hardware), dan melakukan penyesuaian teknologi secara berkala.
• Melakukan pemeliharaan perangkat
lunak (software), dan melakukan penyesuaian secara berkala.
Pemeliharaan
Fisik Arsip Elektronik
Sedangkan pemeliharaan
arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena jika fisik
arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut
rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:
• Penggunaan
perangkat keras (komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik sesuai
prosedur.
• Menggunakan
software asli (bukan bajakan).
• MemBack
up data secara berkala.
• Menyimpan arsip elektronik di tempat
yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
• Menjaga kestabilan suhu tempat arsip
tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C dan kelembapan antara 45-65% RH.
Dengan menerapkan
pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data informasi penting
yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus melindungi data tersebut
dari pihak lain yang tidak berkepentingan.
Manfaat
Informasi Arsip Elektronik
Keuntungan atau manfaat
yang didapatkan dalam proses alih media arsip antara lain adalah meningkatkan
efisiensi organisasi dan berbagai hal lainnya termasuk meningkatkan kinerja
akuntabilitas, bisnis proses, dan menekan biaya.
Mengapa Alih Media?
• Informasi adalah sebuah kunci dari
aset dan nilai perusahaan, maka itu perlu adanya pengelolaa dengan baik dan
benar untuk menjamin ketersediaan informasi. Manajemen arsip secara elektronik
adalah salah satu cara untuk mendapatkan hal tersebut (baca: pangelolaan
informasi);
• Setiap organisasi memiliki kewenangan
untuk mengelola arsip mereka termasuk dalam hal pelaksanaan alih media arsip.
Karena itu organisasi memiliki hak penuh dalam pelaksanaan alih media
berdasarkan aturan dari pemerintah dan undang-undang;
• Hampir saat ini semua informasi
maupun administrasi terlahir dalam format elektronik. Maka merupakan suatu hal
yang sangat logis jika kemudian informasi tersebut dikelola dalam bentuk
elektronik;
• Manajemen arsip elektronik akan
membuat organisasi anda selalu mengikuti perkembangan jaman dan mengembangkan
inovasi dalam melakukan setiap proses bisnis;
• Akan memudahkan organisasi anda dalam
mengimplementasikan perubahan yang terjadi baik itu aturan pemerintah,
kebijakan organsiasi, dll yang berkaitan dengan proses pengelolaan informasi
dan Manajemen Arsip.
Keuntungan
Arsip Elektronik
• Meningkatkan bisnis proses menjadi
lebih cepat dalam hal akses dan proses temu-kembali informasi arsip;
• Pemberian informasi yang lebih baik
dan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait dengan akses arsip yang
cepat dan tepat;
• Layanan
arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui;
• Mengurangi
waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi;
• Memudahkan dalam pertukaran informasi
antar unit atau organisasi, dan memudahkan dalam penggunaan kembali informasi
arsip oleh unit atau organisasi lain;
• Menekan biaya dan memberikan
kemampuan untuk menyediakan informasi secara akurat, cepat, dan transparan
sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi;
• Mempunyai persiapan akan bisnis dan
resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan keberlangsungan bisnis;
• Penekanan biaya karena berkurangnya
penciptaan, penyimpanan, temu-kembali, dan pengelolaan atas media kertas.
Kelemahan
Arsip Elektronik
• Adanya peluang untuk memanipulasi
file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;
• Kesulitan untuk berbagai file karena
format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan
yang lain;
• Kemungkinan rusaknya file setiap saat
tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus
atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.
Penerapan Metode Arsip Elektronik
Dalam Suatu Badan/Perusahaan
Penerapan metode
pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan untuk
mendukung kegiatan pengarsipan upaya tercapai efektifitas dan efisiensi dalam
pengelolaan, serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi atau nilai
penting bagi penggunanya. Dalam
penerapan arsip elektronik, jenis media yang digunakan bermacam-macam seperti
CD, DVD, mikrofilm dan media elektronik lainnya. Untuk menunjang kegiatan penerapan dibutuhkan
sarana dan prasarana yang baik untuk pengawasan dan pemeliharaan agar tercapai
tujuan yang telah direncanakan. Selain itu juga dibutuhkan sistem yang sesuai
untuk penerapan yang dilaksanakan dengan didukung oleh personil pengarsipan
yang kompeten di bidangnya, serta memiliki keterampilan dan kemampuan yang
mendukung penerapan arsip elektronik.
Salah satu badan yang
telah menggunakan Arsip Elektronik yaitu Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Jawa Timur. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur
merupakan organisasi tingkat Provinsi dalam kegiatan organisasinya membuat dan
menerima arsip untuk keberlangsungan kegiatan sehari-hari dan juga menerima dan
mengakuisisi arsip dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (Instansi Pemerintah,
Bidang Pemerintahan, Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah) maupun
dari instansi swasta dan individu. Kondisi arsip dan dokumen yang diterima dari
Satuan Kerja Perangkat Daerah (Instansi Pemerintah, Bidang Pemerintahan, Badan Usaha Milik Negara, Badan
Usaha Milik Daerah) maupun dari instansi swasta dan individu dapat
bermacam-macam baik kondisi secara fisik dokumen tersebut maupun sistematika
penyusunan arsip yang digunakan.
Sebagai organisasi yang menaungi kegiatan
kearsipan di Provinsi Jawa Timur, Badan Perpustakaan dan Arsip harus mampu
mengelola arsip-arsip secara baik meskipun banyak ditemukan kendala-kendala
yang muncul. Dengan jumlah arsip yang banyak maupun kondisi dokumen yang
terkadang tidak baik, maka ditemukan kesulitan dalam mengelola arsip arsip
tersebut. Kesulitan tersebut muncul dari segi fasilitas tempat penyimpanan
maupun kondisi arsip-arsip yang sudah rapuh. Untuk memecahkan masalah tersebut,
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur menerapkan arsip
elektronik untuk media penyimpanan sehingga tempat penyimpanan lebih fleksibel
dan menyelamatkan arsip-arsip yang kondisinya tidak dimungkinkan jika disimpan
dalam bentuk konvensional secara terus-menerus.
Arsip elektronik alih media digunakan sebagai
penyelamat untuk arsip-arsip konvensional yang sudah rapuh dalam bentuk
tekstual, media yang digunakan adalah komputer, CD, DVD, scanner, dan media
elektronik lainnya. Sedangkan arsip lainnya menggunakan teknologi elektronik
dari pembuatan hingga penyimpanannya, sehingga tercipta efisiensi dalam
penyimpanan.
Penerapan
Arsip Elektronik
Dalam penerapan arsip
elektronik di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur, arsip
elektronik dibedakan menjadi dua. Arsip elektronik yang
dimaksud adalah arsip elektronik hasil dari alih media dan arsip elektronik
yang dari penciptaan, pemrosesan hingga penyimpanan menggunakan media atau
perangkat elektronik. Arsip alih media yang dimaksudkan adalah arsip
konvensional (dalam bentuk kertas) yang dipindai melalui scanner maupun
planetary camera yang diolah menggunakan seperangkat komputer dan prosessor
lalu disimpan melalui media optic seperti VCD dan DVD serta mikrofilm.
Adanya arsip elektronik alih media bertujuan
untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip konvensional yang kondisi fisiknya
rapuh dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut penting. Arsip
elektronik merupakan arsip yang penciptaannya menggunakan media elektronik.
Jenis-jenis arsip dalam
penerapan disimpan yang terbagi menurut fungsinya adalah arsip statis, arsip
statis yang disimpan dalam arsip media baru dan elektronik yang berupa: foto,
video, rekaman suara, hasil pemindaian, hasil wawancara sejarah lisan, film.
Selain sebagai sumber
informasi untuk perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, arsip dalam bentuk
mendia elektronik dapat digunakan sebagai alat bukti dalam dunia hukum.
Penggunaan arsip elektronik dimungkinkan sebagai alat bukti, sesuai dengan
ketentuan berikut: informasi elektronik atau dokumen elektronik atau hasil cetaknya
merupakan alat bukti hukum yang sah.
Sedarmayanti (2008:32)
menambahkan bahwa arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti
naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan,
dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau
Salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi,
prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya
informasi yang ada di dalamnya.
Prosedur pengelolaan
arsip statis dalam media elektronik yang diterapkan Badan Perpustakaan dan
Arsip Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis dibagi menjadi tiga tahapan.
Proses yang pertama adalah mengakuisisi dari SKPD (Satuan Kerja Perangkat
Daerah) yang ada di Provinsi Jawa Timur, serta dari Badan Usaha Milik Negara,
Badan Usaha Milik Daerah, perorangan, maupun instansi lain yang arsipnya
memiliki nilai informasi penting yang harus diselamatkan dan dilestarikan.
Proses akuisisi ini dilaksanakan dengan sistem jemput bola maupun kehendak dari
pemilik arsip tersebut. Setelah proses akuisisi, maka arsip akan diterima oleh
Bidang Arsip Statis untuk kemudian dicocokkan daftar penyerahan arsip dengan
kondisi arsip yang diserahkan. Setelah cocok maka proses kedua adalah
pendeskripsian umum untuk mengetahui isi dan materi yang terkandung dalam
arsip, dengan mencatat dan memberi keterangan setiap arsip. Keterangan tersebut
berupa kondisi arsip yang tersimpan, jumlah arsip yang tersimpan dalam media
elektronik tersebut, tanggal pembuatan arsip, dan pencipta arsip.
Setelah mengetahui isi
dari arsip, tahapan terakhir untuk arsip dengan kondisi yang rusak dan untuk
menjaga kelestarian arsip tersebut maka dilakukan kegiatan preservasi. Kegiatan
preservasi dilakukan dengan cara proses alih media dengan menggunakan
seperangkat komputer maupun seperangkat mikrofilm. Setelah proses preservasi
selesai, maka dibuatkan daftar inventaris arsip yang mengacu pada daftar dari
pendeskripsian umum. Setelah daftar inventaris arsip selesai, maka arsip akan
ditempatkan pada depo arsip yang disusun pada roll o pack, lemari kaca, lemari
besi, dan rak besi. Dalam penerapan arsip elektronik di Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Jawa Timur bidang arsip statis tidak melaksanakan penyusutan
dan pemusnahan arsip. Arsip-arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan
akan disimpan dan dilestarikan keberadaaanya sebagai sumber informasi sejarah
dan menunjang perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Arsip dengan nilai
sejarah tinggi dan sering diakses oleh masyarakat juga akan ditampilkan di
halaman website Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yang
beralamatkan di www.bapersip.jatimprov.go.id.
References
:
ejournal.unesa.ac.id/article/5746/55/article.pdf
